Нужно быть готовым к тому, что письма — средство коммуникации с пониженным коэффициентом взаимопонимания.
Грустная правда — люди отвратительно понимают друг друга. Даже когда кажется, что объяснил максимально подробно и точно, обязательно обнаружится, что кто-то что-то понял не так. А с использованием почты или месенджеров коэффициент взаимопонимания снижается критически.
Особенно это касается электронной почты. Невозможно узнать, прочитал ли человек письмо, насколько внимательно он его прочитал, в каком контексте его воспринял, вспомнил ли о чем речь вообще, и это ещё мы не добрались даже до содержания письма. Стоит ли говорить, что распространенная «менеджерская» переписка, с полотнами цитирования и несколькими адресатами — просто рассадник недопонимания и хаоса.
Разговор по телефону, несмотря на то, что собеседник по прежнему может понять что-то неправильно, по крайней мере дает возможность влиять на получение информации собеседником — можно убедиться, что он помнит о чем речь, и готов воспринять сказанное в нужном контексте.
При личной встрече появляется дополнительная возможность опираться на невербальные знаки, увидеть, что собеседник отвлекся, не понимает о чем речь или впервые слышит о каком-нибудь, казалось, совершенно очевидном факте. Эти знаки позволяют на ходу модифицировать сообщение, для избежания недопонимания.
Это не значит, что нужно стараться всегда и все встречи проводить лично. У личных встреч есть серьёзный минус — они занимают много времени. С каждым и по любому поводу не навстречаешься, и некоторые задачи приходится даунгрейдить до звонков и писем.
Просто нужно всегда помнить — чем менее «личный» способ коммуникации используется, тем меньше будет коэффициент взаимопонимания, и, соответственно, шанс, что произойдет какая-нибудь ошибка. Это нужно учитывать, сопоставлять важность и сложность сообщения с выбранным способом его доставки.
Если есть риск его возникновения недопонимания, или ощущение, что оно уже случилось — надо менять канал связи.